Seit 2005 ist die Einberufung der Regionalen Pflegekonferenz (RPK) einmal im Jahr eine kommunale Aufgabe, zu der die Kommunalverwaltung die regionalen Akteurinnen und Akteure aus dem Praxisfeld einlädt. Einige Städte kooperieren dabei mit dem benachbarten Landkreis.

Neben den Dienstleistern der Pflege und komplementären Angeboten sind Selbsthilfe und Ehrenamt mit eingebunden. Gemeinsam bilden sie ein Netzwerk aus regionaler Expertise und zeichnen ein aktuelles Bild von der Bedarfslage der von Pflege- und Unterstützungsbedarf betroffenen Menschen in der Region.

Inzwischen haben sich viele Kommunen digital aufgestellt. Seit 2021 haben mehrere Kommunen die Durchführung einer digitalen Pflegekonferenz erprobt und nutzen dieses Mittel seitdem flexibel und veröffentlichen Informationen zur Pflegekonferenz auf der eigenen Homepage der Stadt- oder Kreisverwaltung.

Einige Kommunen haben eine Geschäftsordnung für ihre Pflegekonferenz verabschiedet, in der die Art der Mitgliedschaft, das Stimmrecht und die Beschlussfassungskompetenz geregelt ist.

Der erforderliche Teilnehmerkreis ( §4 Abs. 2 LPflegeASG)  
"Den Regionalen Pflegekonferenzen sollen insbesondere Vertreterinnen und Vertreter der Dienste und Einrichtungen, der in den Pflegestützpunkten tätigen Fachkräfte der Beratung und Koordinierung, der Pflege- und Krankenkassen und sonstiger Sozialleistungsträger, des Medizinischen Dienstes der Krankenversicherung, der im Bereich der Pflege bestehenden Verbände und sonstigen Organisationen sowie von Selbsthilfegruppen pflegebedürftiger Menschen oder ihrer Angehörigen angehören."
Wichtig ist hierbei, dass der Dialog auch für Verbände, Selbsthilfe und sonstige Akteure der Sozialraumarbeit offen ist.
Die Einbindung von Gemeindevertretungen und Parteien ist nicht gesetzlich vorgeschrieben.
Hier informieren die Kommunen die unterschiedlichen Gremien oder laden sie gezielt und themenbezogen ein.

Arbeitsweise der Pflegekonferenz
Als bewährte Praxis hat sich eine einmal jährliche Vollversammlung etabliert. Mancherorts koopererieren Städte und benachbarte Landkreise bei einer gemeinsamen Pflegekonferenz. Einige Kommunen laden auch anlassbezogen zu zusätzlichen Konferenzen ein.
Bewährte Praxis ist ebenfalls das Bilden von Arbeitskreisen. Es gibt dauerhafte Arbeitskreise (z.B. Demenznetzwerk) und temporäre Arbeitskreise, die unter anderem durch die Umsetzung aktueller Maßnahmen erforderlich sind.